4 000 ambasadorů
Compliance je téma, které mnoho lidí zneklidňuje – je vnímáno jako těžko definovatelné a obtížně dosažitelné. Ve skutečnosti však compliance jednoduše znamená dodržování pravidel. Pro nás to znamená dodržování procesů a zákonných požadavků, které zajišťují, že naše podnikání je bezpečné a spravedlivé pro všechny.
Podívejme se na fiktivní příklad: zaměstnanec zjistí, že nebude možné dodržet termín dodání, pokud zpracuje objednávku v souladu s předepsaným postupem. Splnění potřebných úkolů by zkrátka trvalo příliš dlouho. Zaměstnanec se poradí se svými kolegy, co by mohli udělat pro dodržení termínu dodání, a napadne ho, že by mohli proces zkrátit. Vzhledem k tomu, že poslední dvě šarže byly vyrobeny bez jakýchkoli problémů, rozhodne se zaměstnanec jednoduše vynechat z procesu objednávky dva kroky, což mu umožní dodat zboží ve stanovené lhůtě.
Osvěta
Později si zaměstnanec klade otázku, zda byl opravdu dobrý nápad tyto dva kroky procesu vynechat. Kdyby tyto kroky nebyly skutečně nutné, pravděpodobně by nebyly součástí postupu. Přesto se alespoň podařilo rychle vyřešit problém s termínem. Zaměstnanec přemýšlí, s kým by si o tom měl promluvit – není dobré, když je schopen problémy rychle a snadno vyřešit? Dorothee Timmermann, viceprezidentka pro právní záležitosti a compliance, k tomu říká: „Rychlá řešení jsou opravdu dobrá věc a my jsme hrdí na to, že naši zaměstnanci jsou stále zaměřeni na řešení. Zároveň je pro společnost KAMAX důležité, abychom dodržovali zákonné požadavky a naše standardní procesy.“ Naše pracovní kroky – a jejich pořadí – jsme zvolili z určitého důvodu: jejich smyslem je chránit naše zaměstnance před pracovními úrazy a zajistit, aby společnost KAMAX netrpěla zpožděním výroby nebo problémy s kvalitou.
„Každá zpráva je cenná a důležitá.“
Dorothee Timmermann
Cíl: 4 000 compliance ambasadorů ve skupině KAMAX. Důležité je být informovaný a ostražitý – tým chce vyvrátit mýtus, že „compliance je jen pro kancelářské pracovníky“. Podle Isabelle Schlenstedt, která je zodpovědná za komunikaci v oblasti compliance, platí: „Potřebujeme, aby všichni přistupovali ke všemu se zdravou skepsí a aby nikdo nezastával přístup ‚takhle jsme to dělali vždycky‘.
Naše kolegyně z oddělení compliance Isabell Schlenstedt a Iris Stehr.
Každá zpráva stojí za to
V ideálním případě by si pracovník z našeho příkladu měl nejprve promluvit se svým nadřízeným. Nebo může tuto otázku prodiskutovat na schůzce týmu. Pokud se tímto způsobem nikam nedostane, může využít náš systém pro dotazy týkající se compliance. Systém je anonymní a důvěrný. Zprávy mohou být obecné povahy, nebo se mohou týkat konkrétních kategorií, včetně bezpečnosti výrobků a práce, krádeží, obtěžování nebo diskriminace na pracovišti, bezpečnosti informací nebo životního prostředí. Dorothee Timmermann vysvětluje: „Jakmile je kdekoli na světě podána zpráva, vidím ji nejprve pouze já a můj tým v ústřední kanceláři v Hombergu. Každou zprávou se zabýváme osobně, prozkoumáme ji a rozhodneme, zda máme například zapojit místní pracovníky pro compliance (LCO), kteří působí na všech našich pobočkách.“
Velmi zřídka dochází k trestným činům. Většina dotazů a zpráv, které dostáváme, nám naopak pomáhá zlepšovat naše procesy. Zavedli jsme například komunikační kanály v různých odděleních, které umožňují zaměstnancům spolupracovat s příslušnými osobami s rozhodovací pravomocí a rychle najít řešení, která jsou v souladu s našimi procesy – a to i pod extrémním časovým tlakem. Dorothee Timmermann zdůrazňuje: „Pokud jde o využití našeho systému, neexistují žádné zbytečné dotazy. Jediné hloupé otázky jsou ty, které ještě nikdo nepoložil. Každá zpráva je cenná a důležitá.“
Školení
Školení | Rok | Cílová skupina | Úspěšnost |
Boj proti korupci | 2021 | Všichni zaměstnanci, kteří přicházejí do styku se zákazníky/dodavateli | 94% |
Antimonopolní právo | 2021 | Noví zaměstnanci | 100% |
Výměna citlivých informací | 2021 | Všichni zaměstnanci, kteří přicházejí do styku se zákazníky/dodavateli | 94% |
Bezpečnost informací a ochrana dat | 2022 | Všichni zaměstnanci | 100% |
KXpress