4.000 Botschafter
Das Thema Compliance versetzt viele Menschen in Unruhe: unübersetzbar, anstrengend, wenig greifbar, und es klingt irgendwie gefährlich. Im Kern jedoch bedeutet Compliance nichts anderes als das Einhalten von Regeln. Für uns sind das unsere Prozesse oder rechtliche Vorgaben, die unser Geschäft für alle Beteiligten fair und sicher machen.
Ein fiktives Beispiel: Ein Mitarbeiter erfährt, dass der Lieferzeitpunkt nicht eingehalten wird, wenn er seinen Teil der Auftragsbearbeitung entsprechend des vorgegebenen Prozesses ausführt. Die Aufgabenbearbeitung würde einfach zu lange dauern. Der Mitarbeiter überlegt mit seinen Kolleg*innen was er tun könnte, damit der Lieferzeitpunkt doch noch eingehalten werden kann. Ihnen kommt die Idee den Prozess abzukürzen. Da die letzten beiden Chargen einwandfrei produziert worden sind, lässt der Mitarbeiter zwei Schritte in der Aufgabenbearbeitung aus. Dadurch kann der vorgegebene Lieferzeitpunkt eingehalten werden.
Bewusstein schaffen
Später überlegt der Mitarbeiter, ob es eine gute Idee war die Arbeitsschritte wegzulassen. Wenn diese Arbeitsschritte nicht notwendig wären, müsste er sie wahrscheinlich nicht jeden Tag ausführen. Immerhin hat er das Zeitproblem schnell gelöst. Er fragt sich, mit wem er darüber sprechen sollte. Ist es nicht gut, wenn sie Probleme schnell und unkompliziert lösen? „Doch“, sagt Dorothee Timmermann, Vice President Legal & Compliance. „Wir sind stolz darauf, dass unsere Kolleginnen und Kollegen lösungsorientiert handeln. Gleichzeitig ist es für KAMAX wichtig, dass wir uns an die rechtlichen Vorgaben und unsere Prozesse halten.“ Alle Arbeitsschritte und deren Reihenfolge wurden aus einem bestimmten Grund gewählt: Sie sollen die Belegschaft vor Arbeitsunfällen und KAMAX vor beispielsweise Produktionsverzögerungen und Qualitätsmängeln schützen.
„Jede Meldung ist wertvoll und wichtig.“
Dorothee Timmermann, VP Legal & Compliance
Das Ziel sind 4.000 Compliance-Botschafter in der Unternehmensgruppe. Aufmerksamkeit ist wichtig, und mit dem Mythos „Compliance ist nur was für Office-Leute“ will das Team aufräumen. „Wir brauchen jeden Einzelnen, eine gesunde Skepsis und möglichst kein ‚Das-haben-wir-schon-immer-so-gemacht‘“, sagt Isabelle Schlenstedt, verantwortlich für Compliance-Kommunikation.
Unsere Compliance Kolleginnen Isabell Schlenstedt & Iris Stehr.
Jede Meldung ist wertvoll
Der Werker aus dem Beispiel spricht am besten erst einmal seine Führungskraft an. Oder er bringt das Thema beim Team-Meeting auf den Tisch. Kommt er nicht weiter, kann er das Compliance Fragen- und Hinweisgebersystem nutzen. Das geht anonym und vertraulich, ganz allgemein oder in verschiedenen Kategorien wie Produkt- und Arbeitssicherheit, Diebstahl, Belästigung bzw. Diskriminierung am Arbeitsplatz, Informationssicherheit oder Umwelt. „Weltweit sind alle Hinweise zunächst nur für mein Team im zentralen Compliance-Office in Homberg einsehbar“, erklärt Dorothee Timmermann. „Wir schauen uns jede Nachricht persönlich an, recherchieren und entscheiden, ob wir beispielsweise lokale Compliance Ansprechpartner, die LCO, einbeziehen, die an jedem unserer KAMAX-Standorte tätig sind.“
In den seltensten Fällen geht es um Straftaten, viel häufiger lassen sich nach den Hinweisen und Fragen Prozesse verbessern. So wurden beispielsweise in verschiedenen Abteilungen Kommunikationswege eingeführt, durch welche Mitarbeiter prozesskonforme, aber schnellere Lösungen mit den relevanten Entscheidern bei hohem Zeitdruck finden können. „Bei der Nutzung des Compliance Fragen- und Hinweisgebersystems gibt es keine unwichtigen Anliegen. Dumme Fragen gibt es nicht. Nur Fragen, die vielleicht bisher nicht gestellt wurden“, betont Dorothee Timmermann. „Jede Meldung ist wertvoll und wichtig.“
Schulungen
| Schulung | Jahr | Zielgruppe | Erfolgsquote |
Anti-Korruption | 2021 | Alle Mitarbeiter mit Kunden-/Lieferantenkontakt | 94% |
| Kartellrecht | 2021 | Neueinstellungen | 100% |
| Austausch von sensiblen Informationen | 2021 | Alle Mitarbeiter mit Kunden-/Lieferantenkontakt | 94% |
| Informationssicherheit und Datenschutz | 2022 | Alle Mitarbeiter | 100% |
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