4.000 embajadores
El cumplimiento normativo (o “compliance” en inglés, como se suele denominar más a menudo) es algo que inquieta a muchos, pues se considera algo difícil de definir y de alcanzar, además de transmitir una sensación de peligro. Pero, en realidad, el compliance consiste únicamente en seguir las normas. Para nosotros, esto significa cumplir con nuestros procesos y con los requisitos legales que garanticen que nuestro negocio es seguro y justo para todos.
Veámoslo con un ejemplo ficticio: un empleado se percata que no va a ser posible cumplir con un plazo de entrega si se procesa el pedido con el procedimiento previsto. Tardarían mucho en completar todos los pasos necesarios. El empleado habla con sus compañeros de trabajo para ver qué pueden hacer para cumplir con el plazo de entrega y se les ocurre acortar el proceso. Considerando que los dos últimos lotes se habían producido sin problema alguno, el empleado decide saltarse dos pasos del proceso del pedido, lo que les permite efectuar la entrega dentro del plazo previsto.
Crear conciencia
Más tarde, el empleado se pregunta si realmente fue una buena idea saltarse esos dos pasos del proceso. Si no fueran realmente necesarios, no tendrían que realizar esos pasos todos los días. Aun así, al menos consiguieron resolver rápido el problema del plazo de entrega. El empleado se pregunta con quién podría hablar sobre ello, pues, al fin y al cabo, es positivo que sean capaces de resolver problemas fácil y rápidamente. Para Dorothee Timmermann, vicepresidenta de Asuntos Legales y Compliance: “Es bueno encontrar soluciones rápido y estamos muy orgullosos de lo orientados a soluciones que están nuestros empleados, pero, al mismo tiempo es muy importante para KAMAX que cumplamos con los requisitos legales y con nuestros procesos estándar”. Después de todo, si hemos elegido esos pasos y el orden en que se realizan en nuestros procesos operativos es por un motivo: porque protegen a nuestros empleados de accidentes laborales y garantizan que KAMAX no sufra retrasos de producción o problemas de calidad.
“El valor de consultar y notificar es incalculable.”
Dorothee Timmermann
El objetivo es llegar a los 4.000 embajadores de compliance en el grupo KAMAX. Estar concienciado y alerta es importante, pues el equipo quiere desterrar el mito de que el “compliance solo es para los trabajadores de las oficinas”. Para Isabelle Schlenstedt, responsable de comunicación de compliance: “Necesitamos que todos muestren un escepticismo saludable y asegurarnos de que nadie tiene la actitud de ‘siempre lo hemos hecho así’.
Nuestras compañeras de cumplimiento Isabell Schlenstedt & Iris Stehr.
El valor de consultar y notificar
Lo mejor que tendría que haber hecho el empleado de nuestro ejemplo es haber hablado primero con su mánager. O haber planteado el asunto en la reunión de equipo. Si no se consigue nada de esta forma, se puede recurrir a nuestro sistema de consultas de compliance y notificación de irregularidades. Este sistema es completamente anónimo y confidencial. Las notificaciones pueden ser de carácter general o estar relacionadas con categorías específicas como seguridad de productos o seguridad laboral, robo, acoso o discriminación en el lugar de trabajo, seguridad de la información o medio ambiente. Dorothee Timmermann lo explica así: “Las primeras personas en ver cualquier consulta o notificación que se envíe desde cualquier parte del mundo son nuestro equipo de la central de compliance de Homberg y yo. Aquí, analizamos cada mensaje personalmente, investigamos el asunto y decidimos si, por ejemplo, conviene avisar a los delegados de compliance locales (LCO), figura presente en cada una de nuestras sedes KAMAX”.
La información que llega apenas remite algún delito. Al revés, la mayoría de consultas y notificaciones que recibimos nos ayudan a mejorar nuestros procesos. Por ejemplo, en varios departamentos hemos implementado canales de comunicación que permiten a los empleados trabajar con las personas que toman las decisiones relevantes para encontrar rápido soluciones conforme a nuestros procesos, incluso en situaciones extremas en las que el tiempo realmente apremia. Dorothee Timmermann lo tiene claro: “A nuestro sistema de consultas de compliance y notificación de irregularidades no llega ningún mensaje carente de valor. Solo son tontas las preguntas que no se hacen. El valor de consultar y notificar es incalculable: siempre merece la pena hacerlo”.
Formación
Formación | Año | Grupo destinatario | Tasa de éxito |
Anticorrupción | 2021 | Todos los empleados con contacto con clientes/proveedores | 94% |
Derecho antimonopolio | 2021 | Nuevas contrataciones | 100% |
Intercambio de información sensible | 2021 | Todos los empleados con contacto con clientes/proveedores | 94% |
Seguridad de la información y protección de datos | 2022 | Todos los empleados | 100% |
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